De acordo com a chamada teoria das três idades, há uma clara diferenciação entre

  • a.

    inventário, catálogo e guia, instrumentos que descrevem a ordem estrutural dos arquivos e a sua representação.

  • b.

    arquivologia, arquivística e arquivonomia, embora muitas vezes esses termos sejam empregados indistintamente na área.

  • c.

    identidade, substância e estrutura, evidenciando a recente evolução do conceito de descrição arquivística.

  • d.

    dados, registros e coleções, sendo apenas o terceiro tipo considerado, propriamente, de valor histórico.

  • e.

    arquivos correntes, intermediários e permanentes, em que a descrição nestes últimos é usada para permitir a pesquisa.