A implementação de um programa de gestão documental requer a aplicação de quatro níveis, a saber: nível mínimo, nível mínimo ampliado, nível intermediário e nível máximo. Para que uma instituição apresente o nível mínimo, é necessário:
  • A. centros de arquivamento intermediário, para guarda dos documentos após cessar o trâmite administrativo.
  • B. gestão de diretrizes administrativas e o uso de recursos de gestão documental automatizada.
  • C. programas básicos para controle da produção documental, elaboração e gestão de formulários e correspondências.
  • D. programas de retenção e eliminação de documentos, procedimentos de recolhimento para instituições arquivísticas.
  • E. sistemas de arquivos e de recuperação da informação, com o controle das atividades protocolo e classificação.